La gestione del tempo è sempre un tema importante a lavoro, ma in questi giorni ancora di più, il fatto di trovarci tutti in remoto aumenta esponenzialmente il numero di “call di allineamento”: l’allineamento sul tema, la call di allineamento in preparazione dell’allineamento sul tema, la call di avvicinamento alla call di allineamento in preparazione dell’allineamento sul tema etc.

Di certo anche prima si facevano riunioni o comunque ci si incontrava più o meno deliberatamente con i colleghi per scambiare informazioni, ma ora tutto questo si concretizza in una miriade di blocchi azzurri sul nostro calendario e questo ci permette di “visualizzare” chiaramente il problema: rischiamo di essere sommersi.

Poi c’è la fame di notizie, quel desiderio di conoscere gli sviluppi dell’ultimo minuto, per capire se uno spiraglio si è finalmente aperto e quali sono le nostre prospettive future. Il combinato disposto di questi due fenomeni rischia di farci perdere la rotta delle nostre giornate, passando la maggior parte del tempo in call o nel loop infinito dello scroll di twitter/facebook e simili. Arriviamo a sera stanchi e con poche caselle spuntate nella nostra checklist del mattino.

Diventa quanto mai importante prendere in mano il nostro tempo. Vediamo come gestire entrambi i problemi

Come evitare di essere travolti dalle call

Come gestire questo problema? Nessuno è un’isola, abbiamo bisogno di condividere e raccogliere informazioni anche in questo tempo, dobbiamo però darci una regola. Se sei tu a coordinare un team è tempo di ragionare ad un team charter, con delle regole chiare sulle modalità di ingaggio. Potreste ad esempio decidere che le call siano riservate al pomeriggio e che in generale il tempo del mattino sia dedicato al deep work. Se invece non sei tu a coordinare il tuo team, cerca almeno di coordinare te stesso!

Alla domanda del tuo collega: «Possiamo sentirci un attimo?».

Prima di leggere questo articolo magari avresti detto: «sì dai chiamami».

Quello che posso consigliarti è di dare una risposta del tipo: «Volentieri, possiamo fare nel pomeriggio però? Sto cercando di chiudere una cosa. Se per te va bene ti mando un invitation».

In questo modo non dai l’impressione di voler liquidare il collega (mantenere fede agli impegni fatti è uno degli elementi cruciali per costruire buone relazioni) ma non comprometti il tempo che hai destinato al tuo lavoro in solitaria.

Come evitare di passare tutto il giorno su twitter

Se sperimenti il desiderio incontenibile di rimanere aggiornato sullo sviluppo degli eventi relativi all’emergenza in corso, tanto da trovarti continuamente a navigare sui siti di informazione (o disinformazione) e perdere il filo del lavoro che stai seguendo, è giunto il momento di scoprire il time management.

Scegli tu la tecnica che preferisci:

  • the pomodoro technique, 4 blocchi da 25 minuti di lavoro senza distrazioni intervallate da 5 minuti di pausa e poi 15 minuti prima di passare ai prossimi quattro blocchi;
  • time blocking, l’allocazione previa delle ore lavorative ad attività sufficientemente specifiche con slot dedicate alla pausa ed eventualmente al web surfing;
  • Figura 1

    matrice di Eisenhower, che permette di decidere quali attività svolgere per prime e quali evitare, inserendole nella matrice in figura 1.

  • l’uso di tool in grado di inibire l’accesso a smartphone e web browser per periodi definiti (prova per esempio StayFocused per Chrome o add-in simili per il tuo browser);

Insomma, come vedi le possibilità sono tante, l’importante è che ti decidi a prendere in mano il tuo tempo, anziché lasciare che sia lui a tenerti in ostaggio.

Sei d’accordo? Leggi gli altri consigli sullo smart working:

Segui i link per approfondire questi consigli, sperimentali e poi facci sapere come è andata!

Andrea Cirillo

Andrea Cirillo

Senior Audit Quantitative Analyst in Intesa Sanpaolo, Andrea ha coltivato fin dagli studi universitari l’interesse per i temi del comportamento organizzativo. In seguito ha ottenuto una certificazione internazionale in consulenza manageriale e controllo interno presso l’International Institute of Internal Audit e la specializzazione in Organizational behaviour presso la Macquarie University.

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