Come evitare gli errori nell’esecuzione delle proprie attività

Come ci siamo detti commettere errori fa parte dell’apprendimento, non per questo è desiderabile commetterli, anche perché imparare ad evitare gli errori è anche questo parte dell’apprendimento. Per capire come imparare ad evitare gli errori abbiamo già visto i principi da seguire nella relazione con i propri stakeholder e nel prendere delle decisioni. A questo punto arriviamo all’ultima fase del processo, guardando come evitare gli errori durante l’esecuzione delle attività. Stiamo parlando proprio del tempo nel quale svolgi le attività che hai condiviso con i tuoi stakeholder (capo, colleghi, clienti) e deciso con le tue valutazioni. È l’ultimo miglio, quello che determina il successo finale. Ecco allora alcuni strumenti efficaci che puoi mettere immediatamente in pratica.

Evitare il multi-tasking

Il multi-tasking è una delle sirene dell’epoca moderna. Tutti siamo attratti dall’idea di fare più cose contemporaneamente. Essere sempre connessi, pronti a rispondere all’ultima mail, continuare la stesura del rapporto e nel frattempo magari aggiornarsi con un collega sullo sviluppo di un progetto che ti coinvolge.

La verità è che il multi-tasking non esiste. A differenza dei PC noi non abbiamo processori per il parallel computing. Non possiamo prendere il lavoro dividerlo in pezzi e assegnare ogni pezzo a un worker interno diverso. No, quello che chiamiamo multi-tasking è solo un’infinita serie di strazianti micro-interruzioni. Quello che facciamo sul serio è solo interromperci continuamente e cercare di spostare il focus da un fronte all’altro. Questo spasmodico sforzo inficia sull’attenzione che potremmo dare ad una qualsiasi task, questo non è un gran problema per le task che hanno poco valore aggiunto e che sono solo necessarie ma non importanti.

Al contrario sarà un gran problema per le attività più importanti, quelle che in ultima analisi determineranno il nostro successo in azienda. Si tratta delle task che richiedono maggior concentrazione per essere eseguite al meglio, e questo nostro continuo saltare di palo in frasca ci impedirà di raggiungere quello stato di cosiddetto flusso, necessario per dare il meglio, ed aumenterà vertiginosamente il rischio di commettere errori.

Ecco tre consigli per evitare il multi tasking:

1. usa la pomodoro tecnique: è una tecnica di time management che prevede lo svolgimento di attività in blocchi da 25 minuti intervallati da 5 minuti di pausa. Dopo 4 blocchi (chiamati pomodori perchè l’autore usava un timer a forma di pomodoro per scandirli) potrai riposarti per 15 minuti. Troppo semplice? Provaci, 25 minuti sono un tempo gestibile per rimanere concentrati, e a poco a poco allenerai il tuo muscolo della concentrazione,
2. usa il time blocking: mentre la pomodoro tecnique possiamo considerarla uno strumento di micro-time management, la tecnica del time blocking nasce proprio per aiutarti ad organizzare complessivamente le tue attività. Riserva dei blocchi di tempo alle attività che hai da svolgere, assicurandoti di riservare dei blocchi sufficientemente ampi alle task per te più strategiche e rilevanti. Anche questo è un consiglio semplice che ti impedirà però di essere risucchiato nel vortice della giornata, vortice molto spesso composto di inutili e onerose shallow task. E se ci sono degli imprevisti? Anzitutto la pianificazione dovrebbe sempre lasciare spazio agli imprevisti ( come ci ha detto bene Simone Miozzo nell’intervista che ci ha rilasciato), l’importante è aggiornare i blocchi e rimanere aderenti al nuovo piano, che rifletterà le tue nuove valutazioni in termini di priorità e non solo di urgenze del momento.
3. difendi il tuo tempo. So che sembrerà retorico, ma il tempo è l’unica cosa che non si può comprare. La vita è un problema di risorse scarse, e il tempo è la più scarsa in assoluto, perché ci è data in dotazione fissa e peraltro neanche ne conosciamo l’ammontare disponibile complessivo. Impara a dire di no, impara a delegare le task non importanti e non urgenti verso altre persone che magari sanno farlo meglio di te o magari sono più junior e quindi non possono generare in ogni caso il valore che puoi generare tu a parità di tempo. Ti chiamano all’improvviso o ti chattano “possiamo sentirci un attimo?” Rispondi, con gentilezza, di no. Spiega che se non è urgente preferisci nel pomeriggio o in un altro momento della settimana. Molto spesso la richiesta non è urgente e potrai fissare un appuntamento in un altro momento senza interrompere l’attività in corso. Chiaro che non bisogna essere naive: se è il tuo responsabile o qualcuno di molto “influente” a contattarti la valutazione da fare è in parte diversa. Anche qui non necessariamente dovrai dire di sì, ma diciamo che la valutazione dovrà essere più ponderata.

Applica seriamente questi tre consigli e vedrai la tua produttività aumentare incredibilmente, riducendo contemporaneamente il rischio di commettere errori grazie allo stato di concentrazione che riuscirai a raggiungere.

Double check everything

Ecco l’ultimo consiglio della serie su come evitare gli errori. Poi passeremo alla gestione degli errori una volta che li hai commessi. L’ultimo consiglio è, come tutti gli altri, radicato nella tua sfera d’influenza. Significa che puoi metterlo in pratica senza aspettare niente e nessuno, dipende da te. Gli inglesi dicono “measure twice, cut once“, ecco, questo è il principio: double check everything.

Prima di procedere, e quindi dare per concluso un lavoro, verifica i passaggi, verifica le tue assunzioni. Controlla che quello che pensi di aver fatto sia effettivamente quello che hai fatto. Ricontrolla che sia allineato a quello che ti avevano chiesto e che non manchi qualcosa che pure ti avevano chiesto.

Per fare questo è utile il metodo della papera di gomma. Prendi qualcosa o qualcuno al quale raccontare quello che hai fatto (una papera di gomma insomma),  il fatto di ripercorrere quello che hai fatto farà emergere in molti casi eventuali errori.