Questa serie sugli errori è partita con una riflessione sugli errori e sul perché creano in noi una cascata di effetti dirompenti. Abbiamo capito che fra errore e feedback non passa molta differenza se non nella nostra reazione.
Ora ci stiamo concentrando invece su come evitare gli errori , nella convinzione che nonostante ci siano modalità efficaci per gestirli, non per questo dobbiamo necessariamente compierli. Eccoci allora al primo set di modelli mentali e strumenti necessari per evitare gli errori nell’interazione con i propri stakeholder.
Molti degli errori commessi al lavoro derivano dal non aver compreso le aspettative che ci vengono rivolte. Pensaci, in quante occasioni ti è capitato di terminare un’ attività, o anche solo di presentare uno stato di avanzamento e sentirti dire: “no ma non era questo che volevo” oppure: “forse non ci siamo capiti” ? Capita spessissimo ed è un vero problema, investi tempo e risorse e non porti a casa nulla e, dall’altra parte, a torto o ragione, ci si forma l’idea che tu non sia in grado di rispondere alle richieste fatte e realizzare quanto necessario. Insomma una vera mina nel tuo percorso professionale.
Come si può evitare tutto questo? Chiarendo le aspettative e i deliverable. Se entro in una stanza e ripeto la stessa frase alle 10 persone che vi incontro, posso essere certo che ognuna di esse capirà una cosa diversa, a volte lievemente, ma comunque diversa.
Questo dipende dal modo che abbiamo di ascoltare, di decifrare e di rielaborare, ma nel contesto lavorativo può essere un serio problema perché ci porta ad affrettare l’attività senza aver capito fino in fondo due aspetti importanti:
- cosa si aspetta da noi la persona che ci sta chiedendo di svolgere una attività;
- che tipo di deliverable vuole che produciamo.
La soluzione è investire del tempo in più nello sviscerare entrambi i punti. Prenditi del tempo per capire esattamente cosa ha in mente, ascolta e prova a riesporre: “giusto per capire se ho capito: tu vorresti arrivare a…” “se ho capito bene tu pensi sia meglio…” Lavora anche al negativo “quindi noi non dobbiamo….”. Riguardo ai deliverable vale lo stesso: investi del tempo nel capire cosa vogliono che tu produca. Mettiti d’accordo esplicitamente: mail, memorandum, report, prototipi, qualunque cosa sia, deve avere un nome. Ecco trova quel nome e condividilo con il tuo stakeholder. E se il tuo stakeholder cambia continuamente idea e alla fine ti dirà comunque che non era quello che voleva? Meglio ancora! Aver investito del tempo e aver chiarito esplicitamente, anche per iscritto se necessario, quello che era necessario raggiungere, ti metterà al riparo da certe situazioni spiacevoli.
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